डाटा एंट्री (336)

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प्रयोग – 1

मेल मर्ज

परिचय

वर्ड प्रोसेसिंग का एक सामान्य कार्य आपसे या आपके व्यवसाय अथवा व्यापार से जुड़े विभिन्न लोगों अथवा संस्थाओं को समय समय पर भेजी जाने वाली पत्र सामग्री (मेलिंग) का निर्माण करना है। वर्ड में उपलब्ध मेलिंग सुविधा आपके ऐड्रेस डाटा को संगठित करने, इसे किसी दस्तावेज में शामिल करने और इसको आपकी इच्छानुसार स्वरूप में प्रिंट आउट निकालने में आपकी सहायता कर सकती है। वर्ड की मेल मर्ज सुविधा के मुख्य उपयोग निम्न प्रकार हैं। 

उद्देश्य

इस पाठ का अध्ययन करने के पश्चात आप:

• फार्म लेटर, मेलिंग लेबल, एनवलप आदि बना सकेंगे।
• ऐड्रेस डाटा को व्यवस्थित करके इसे किसी सामान्य दस्तावेज में मर्ज कर सकते हैं और इस प्रक्रिया से तैयार व्यक्तिगत दस्तावेजों को प्रिंट कर सकेंगे।
• किसी मेल मर्ज को आवश्यकतानुसार रूप दे (customize) कर सकेंगे।

मेल मर्ज में दस्तावेजों के प्रकार

वर्ड 2007 में मेल मर्ज या मेलिंग सुविधा मुख्य टैब बार पर उपलब्ध होती है। मेलिंग सुविधाएँ और टूल्स, जिसमें सबटास्क जैसे कि निर्मित करें (क्रिएट), मेल मर्ज प्रारंभ करें (स्टार्ट मेल मर्ज), फील्ड्स लिखें और इंसर्ट करें ( राइट एंड इंसर्ट फील्ड्ज ), परिणामों को प्रिव्यू करें (प्रिव्यू रिजल्ट्स) और फिनिश और मर्ज शामिल हैं, को सक्रिय करने के लिए मुख्य टैब बार पर ‘मेलिंग’ टैब पर क्लिक करें।

मेल मर्ज विजार्ड

मेल मर्ज विजार्ड मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान आपकी सहायता करता है। इसमें मुख्य दस्तावेज को बनाना एवं इनमें सुधार करना (सृजन और संपादन), किसी नई डाटा फाइल का सृजन, किसी मौजूदा डाटा फाइल को खोलना; और मुख्य दस्तावेज के साथ डाटा फील्ड को मर्ज करना शामिल होता है। मेल मर्ज विजार्ड को प्रयोग करने के लिए मुख्य टैब बार से मेलिंग → स्टार्ट मेल मर्ज (मेल मर्ज विजार्ड आरंभ करें ) का चयन करें। और फिर सबटास्क बार पर स्टेप – बाई – स्टेप मेल मर्ज विजार्ड विकल्प का चयन करें। 

दस्तावेज के प्रकार का चयन

जब आप लेटर प्रकार का चयन करते हैं तो आप किसी व्यक्तिगत लेटर के साथ व्यक्तियों के एक समूह को यह लेटर भेज सकते हैं जिसे विभिन्न पतों वाले उस समूह में विभिन्न लोगों द्वारा प्राप्त किया जाता है।

सिलेक्ट डॉक्यूमेंट टाइप बॉक्स में दिए गए विकल्पों में से लेटर (Letter) का चयन करें और अगले चरण पर जाने के लिए विजार्ड डायलॉग बॉक्स के सबसे नीचे स्थित “नेक्स्टः स्टार्टिंग डॉक्युमेंट” पर क्लिक करें।

प्रारंभिक (स्टार्टिंग ) दस्तावेज का चयन करना

वर्तमान दस्तावेज का प्रयोग करें: इसका प्रयोग प्रदर्शित हो रहे वर्तमान दस्तावेज का प्रयोग करने और प्राप्तकर्ताओं के पते और सूचना को शामिल करने लिए किया जाता है। यह तब उपयोगी होता है जब आपके पास पहले से ही इस उद्देश्य के लिए लेटर ड्राफ्ट मौजूद हो और आप केवल इसमें लेटर के प्राप्तकर्ताओं के पते जोड़ना चाहते हों।

टेम्पलेट से आरंभ करें: इसी तरह यदि आपके पास प्रयोग करने के लिए कोई ड्राफ्ट लेटर नहीं है तो आप वर्ड 2007 में पहले से उपलब्ध प्रयोग के लिए तैयार मेल मर्ज टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं। इन टेम्पलेटों को अपनी आवश्यकतानुसार अनुकूलित किया जा सकता है।

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